Effektive Prozessoptimierung für Unternehmen und Produktion: Methoden, Ziele und Anwendungen

1. Definition der Prozessoptimierung
2. Bedeutung und Gründe einer Prozessoptimierung
3. Grundlagen der Prozessoptimierung
4. Ziele der Prozessoptimierung
5. Vorgehensweise bei Prozessoptimierung
6. Schritte der Prozessoptimierung
7. Methoden der Prozessoptimierung
8. Werkzeuge der Prozessoptimierung
9. Kennzahlen der Prozessoptimierung
10. Anwendung der Prozessoptimierung in Produktion und Logistik
11. Beispiele der Prozessoptimierung
12. Zeitpunkt der Prozessoptimierung
13. Vorteile der Prozessoptimierung
14. Widerstände und Probleme bei Prozessoptimierung
15. Umsetzung der Prozessoptimierung in Unternehmen

Definition der Prozessoptimierung

Prozessoptimierung bezeichnet den gezielten Ansatz zur Steigerung von Effizienz und Effektivität in Unternehmensabläufen. Dies umfasst die Anwendung verschiedener Methoden zur Ideengenerierung, sowohl einmalige als auch kontinuierliche Ansätze. Es ist wichtig zu betonen, dass Prozessoptimierung ein fortlaufender Prozess ist, der darauf abzielt, ständige Verbesserungen zu erzielen.

Prozessoptimierung wird oft synonym mit Prozessverbesserung oder kontinuierlichem Verbesserungsprozess (KVP) verwendet. Jedoch gibt es einen Unterschied: Prozessverbesserung wird als die allmähliche oder schrittweise Methode der Prozessoptimierung angesehen , wobei Prozessoptimierung der übergeordneten Begriff ist, der durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess erreicht werden kann.

Bedeutung und Gründe einer Prozessoptimierung

Prozessoptimierung beinhaltet eine methodische Prüfung und Anpassung von Unternehmensprozessen mit dem Ziel, sie effizienter zu gestalten und Ressourcen zu schonen. Dabei erfolgt eine umfassende Bewertung der Abläufe innerhalb einer Abteilung oder des gesamten Unternehmens, um potenzielle Schwachstellen zu erkennen und zu verbessern.

Prozessoptimierung spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen, da sie das Potenzial hat, den gesamten Betriebsablauf zu revolutionieren. Durch die Identifizierung und Beseitigung von Hindernissen und Engpässen ermöglicht sie reibungslosere Abläufe. Eine gezielte Prozessoptimierung minimiert zeitraubende Schritte, verbessert die Ressourcennutzung und senkt Kosten. Durch kontinuierliche Optimierung können Unternehmen ihre Leistungsfähigkeit steigern, Wettbewerbsvorteile erlangen und ihre Kunden*innenzufriedenheit verbessern. Prozessoptimierung fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und stärkt das Engagement der Mitarbeitenden, was zu einer positiven Arbeitsumgebung beiträgt. Insgesamt trägt Prozessoptimierung dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit und den Erfolg eines Unternehmens zu sichern.

Grundlagen der Prozessoptimierung

Definition des Prozesses

Vor der Betrachtung der Prozessoptimierung ist es essenziell, eine klare Vorstellung vom Begriff "Prozess" zu haben.

Ein Prozess bezeichnet eine strukturierte Abfolge von Handlungen, die dazu dient, einen definierten Input in einen festgelegten Output zu transformieren. Eine ähnliche Definition lautet: Ein Prozess wird durch verschiedene Ereignisse ausgelöst und besteht aus unterschiedlichen Aktivitäten, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Mit einem stärkeren Fokus auf betriebswirtschaftliche Aspekte könnte man sagen: Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von Aktivitäten, die durch eine Kundenanforderung initiiert wird und darauf abzielt, das vom Kunden gewünschte Ergebnis zu liefern.

Funktionsweise der Prozessoptimierung

Prozessoptimierung beinhaltet die Anpassung oder Neugestaltung bestehender Prozesse mittels verschiedener Methoden, Werkzeuge und Techniken, um sicherzustellen, dass die definierten Ziele unter Berücksichtigung bestehender Zielkonflikte bestmöglich erreicht werden. Dieser Prozess kann in drei oder vier Schritten erfolgen: Zunächst erfolgt eine Ist-Analyse, auf deren Grundlage Ziele festgelegt werden. Anschließend werden Maßnahmen zur Umsetzung eingeleitet. Während und nach der Umsetzung wird der Erfolg der Maßnahmen überwacht. Bei unvorhergesehenen Entwicklungen werden die Ziele entsprechend den neuen Gegebenheiten angepasst.

Ziele der Prozessoptimierung

Die Ziele der Prozessoptimierung lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

• Steigerung der Produktivität: Durch den Einsatz von Software, Tools und Maschinen wird der manuelle Arbeitsaufwand reduziert, was zu einer Steigerung der Produktivität führt.
• Erhöhung der Qualität: Die Standardisierung von Arbeitsprozessen erhöht die Qualität der Produkte.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Effizientere Serviceprozesse ermöglichen eine schnellere Hilfe für Kunden*innen, was zu einer höheren Kunden*innenzufriedenheit führt.
• Kürzere Durchlaufzeiten: Strukturierte Terminvergabe, wie sie beispielsweise beim Friseur angewendet wird, ermöglicht eine schnellere Bedienung einer größeren Anzahl von Kunden*innen.
• Reduzierung des Zeitaufwands: Beispielsweise ermöglicht die Integration von Buchhaltungslösungen mit der Software eines Steuerberaters eine Zeiteinsparungen durch digitale und vollständige Datenübermittlung.
• Reduzierung des Kostenaufwands: Die Digitalisierung von Aufgaben führt zu Kosteneinsparungen und einem effizienteren Ressourceneinsatz.
• Effektivere Kommunikation: Der Einsatz von Software-Lösungen erleichtert die Online-Zusammenarbeit kleiner Teams und reduziert den Aufwand für komplizierte Absprachen.
• Reduzierung der Arbeitsunfälle: Prozesse zur Wartung von Maschinen tragen dazu bei, die Anzahl an Arbeitsunfällen zu reduzieren.

Vorgehensweise bei Prozessoptimierung

Die Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung umfasst mehrere Schritte, von der Analyse bis zur Umsetzung. Hier wird der typische Ablauf beschrieben.

Kooperative Unternehmenskultur

Die zentrale Voraussetzung für ein erfolgreiches Verbesserungsmanagement ist eine kooperative Unternehmenskultur, die von bestimmten Merkmalen geprägt ist:

• Unternehmenszweck: Produkte und Dienstleistungen werden kontinuierlich an die Bedürfnisse der Kunden*innen angepasst und weiterentwickelt.
• Mitarbeiter*innenengagement: Die Mitarbeiter*innen werden aktiv in Entscheidungsprozesse einbezogen und gefördert, wobei ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden.
• Konflikt- und Fehlerkultur: Konflikte werden offen angesprochen, Fehler transparent gemacht, um daraus zu lernen und zu verbessern.
• Veränderungsbereitschaft: Veränderungen werden aktiv angegangen und die Mitarbeiter*innen in den Prozess einbezogen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Arbeitsabläufe werden stetig optimiert, wobei der Fokus auf den Kunden*innenbedürfnissen liegt.
• Kunden*innenorientierung: Die internen Abläufe sind auf die Zufriedenheit der Kunden*innen ausgerichtet.
• Kommunikation: Es wird transparente und direkte Kommunikation gepflegt.
• Führungsvorbild: Die Unternehmensleitung und Führungskräfte leben die Unternehmenswerte vor und setzen sie konsequent um.

Standardisierung

Die kontinuierliche Weiterentwicklung basiert auf etablierten Arbeitsabläufen, die detailliert analysiert werden, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Eine stabile und standardisierte Ausgangslage ist hierfür entscheidend, um bestehende Probleme zu erkennen und Verschwendung zu reduzieren. Durch klare Standards und Dokumentationen werden Arbeitsabläufe beschrieben und verankert. Die Aktualisierung der Arbeitsdokumentationen und Checklisten ist entscheidend, damit sie den tatsächlichen Arbeitsabläufen entsprechen.

Einbeziehung der Mitarbeitenden

Eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Arbeitsabläufe ist nur erfolgreich, wenn die betroffenen Mitarbeitenden aktiv einbezogen werden. Externe Berater*innen allein reichen nicht aus. Die Mitarbeitenden, die täglich die Arbeit erledigen, kennen die Probleme am besten und sollten in den Veränderungsprozess eingebunden werden. Die Schaffung von Plattformen für den Austausch und die Beteiligung, wie beispielsweise ein internes Vorschlagswesen, ist entscheidend. Die Unternehmensleitung muss sicherstellen, dass das nötige Know-how über Verbesserungsmethoden intern vorhanden und gefördert wird.

Schritte der Prozessoptimierung

Phase 1: Festlegung der Verbesserungsschwerpunkte

Eine unternehmensweite und koordinierte Ausrichtung ist entscheidend für ein erfolgreiches Verbesserungsmanagement. Durch die Festlegung übergreifender Ziele, die mit der Unternehmensstrategie in Einklang stehen, können Verbesserungsvorhaben gezielt aufeinander abgestimmt und Doppelspurigkeit vermieden werden. Die regelmäßige Überprüfung und Anpassung dieser Ziele ermöglichen eine flexible Anpassung an veränderte Anforderungen. Eine effektive Abstimmung der Verbesserungsvorhaben mit der Unternehmensstrategie erfolgt über das Prozessmanagement, das die Verbindung zwischen den Vorhaben und den strategischen Zielen sicherstellt. Wichtig ist, dass die Auswahl und Umsetzung der Verbesserungsthemen eng mit den Entscheidungsträger*innen abgestimmt wird und diese aktiv in den Prozess eingebunden sind. Die Benennung von Sponsoren aus dem Führungsgremium für jedes Verbesserungsvorhaben gewährleistet eine kontinuierliche Unterstützung und schnelle Reaktion auf auftretende Herausforderungen.

Phase 2: Umsetzung der einzelnen Verbesserungsmaßnahmen

Die Umsetzung des Verbesserungsvorhabens erfolgt in vier aufeinanderfolgenden Phasen:

1. Ausgangslage und Ziele ergänzen: In dieser Phase werden die Verbesserungsideen detaillierter beschrieben und die angestrebten Ziele konkretisiert. Ein Steckbrief bietet eine klare Struktur für die Festlegung von Punkten wie Ausgangslage, Ziele, Beteiligte und Durchführung.
2. Grundlagen aufnehmen und analysieren: Die IST-Aufnahme des Arbeitsablaufs erfolgt vor Ort, um die aktuellen Abläufe und Probleme zu verstehen. Dabei werden auch Informationen wie Kennzahlen und Kunden*innenrückmeldungen berücksichtigt.
3. Verbesserungen erarbeiten und umsetzen: In dieser Phase werden Lösungsansätze gemeinsam im Team erarbeitet und konkretisiert. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Instrumenten und Hilfsmitteln, die für ein systematisches Vorgehen zur Verfügung stehen. Die Umsetzung erfolgt zeitnah vor Ort, um mögliche Schwachstellen rasch zu erkennen und zu beheben.
4. Umsetzung kontrollieren: Nach Abschluss des Verbesserungsvorhabens wird die Wirkung der Anpassungen überprüft, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und ob neue Probleme aufgetreten sind. Die Ergebnisse werden in einem Schlussbericht festgehalten und mit dem Sponsor und dem Leitungsteam besprochen.

Phase 3: Übergreifende Messung

In Phase drei erfolgt eine umfassende Überprüfung der Wirksamkeit aller durchgeführten Verbesserungsvorhaben auf Unternehmensebene, um sicherzustellen, dass das Verbesserungsmanagement nachhaltig ist. Dies beinhaltet eine jährliche ganzheitliche Bewertung, bei der die erreichten Ergebnisse mit den ursprünglichen Zielsetzungen verglichen werden. Zudem werden Erkenntnisse aus den Schlussberichten der Verbesserungsvorhaben gesammelt, ausgewertet und in die Planung neuer Verbesserungsinitiativen einbezogen. Die Bewertung zeigt die Effektivität der umgesetzten Verbesserungen, während das Reifegradmodell eine detaillierte Analyse des Zustands der Arbeitsabläufe bietet.

Methoden der Prozessoptimierung

Verschiedene Methoden helfen, Prozesse strukturiert zu optimieren. Die wichtigsten Methoden werden nachfolgend erläutert.

Teamorientierte kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP)

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) betont die kontinuierliche Optimierung der Abläufe in kleinen Schritten, bei denen die Mitarbeitenden aktiv eingebunden sind. Durch kurze, gemeinsame Workshops lässt sich bereits viel erreichen. Die KVP-Methode greift auf das Konzept der Prozessoptimierung zurück, das auf dem Deming-Kreis basiert.

Die KVP-Methode wird oft mit Kaizen gleichgesetzt, da sie beide auf derselben Denkweise basieren und die Mitarbeitenden eine zentrale Rolle spielen. Jedoch konzentriert sich die KVP eher auf punktuelle Verbesserungen basierend auf einem internen Vorschlagswesen (Ein Instrument, das darauf abzielt, das Ideenpotenzial aller Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu nutzen), während Kaizen systematischer und umfassender im gesamten Unternehmen vorgeht.
Das Vorgehen bei der Umsetzung der KVP-Methode umfasst die Auswahl des Verbesserungsthemas, die Analyse der Problemfelder, die Umsetzung der Lösungen und die Überprüfung der Wirkung. Dabei ist es wichtig, dass die Workshops nicht zu umfangreich sind und die Lösungen einfach und schnell umsetzbar sind.

KAIZEN

Der Begriff Kaizen setzt sich aus den japanischen Wörtern "Kai" (Veränderungen) und "Zen" (zum Besseren) zusammen. Direkt übersetzt bedeutet Kaizen also das Streben nach Verbesserungen durch Wandel. Ursprünglich war Kaizen in Japan eine Lebensphilosophie. Im Innovationsmanagement konzentriert sich das Konzept darauf, kontinuierliche Verbesserungsprozesse zu etablieren. Dabei werden alle Arbeitsabläufe regelmäßig auf Optimierungsmöglichkeiten überprüft. Das Unternehmen erfasst die aktuelle Situation, identifiziert bestehende Probleme und erarbeitet Lösungsvorschläge im Team. Alle Mitarbeitenden sind in diesen Prozess eingebunden. Zudem zielt Kaizen darauf ab, nicht nur Symptome zu behandeln, sondern auch die zugrunde liegenden Ursachen zu identifizieren und zu beheben.

Eine Grundlage von Kaizen ist die so genannte 5S-Methode zur effizienten Gestaltung von Arbeitsplätzen. Die 5S bzw. 5A sind:

1. Seri (Sortieren/Aussortieren): Entfernen unnötiger Gegenstände vom Arbeitsplatz, um die Übersicht zu verbessern und die Effizienz zu steigern.
2. Seiton (Systematisieren/Anordnen): Festlegung eines klaren Systems für die Anordnung von Arbeitsmitteln, um Effizienz und Zugänglichkeit zu verbessern.
3. Seiso (Saubermachen/Arbeitsplatz saubermachen): gründliche Reinigung des Arbeitsplatzes und aller Gerätschaften, um ein sauberes und angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
4. Seiketsu (Standardisieren/Arbeitsplatz standardisieren): Festlegung und Einhaltung von Standards für Ordnung, Sauberkeit und Prozesse am Arbeitsplatz.
5. Shitsuke (Selbstdisziplin/Alle Punkte einhalten und verbessern): langfristige Aufrechterhaltung der erreichten Standards und kontinuierliche Verbesserung aller Aspekte der Arbeitsumgebung.

Six Sigma

Six Sigma ist eine präzise und datenbasierte Methodik zur Prozessverbesserung und Qualitätssteigerung. Ihr Hauptziel ist die Minimierung von Fehlern und die Maximierung der Effizienz, mit dem endgültigen Ziel, Prozesse so weit wie möglich der Perfektion anzunähern. In statistischen Termini strebt Six Sigma eine Leistung von 99,99966% an, was bedeutet, dass pro einer Million Gelegenheiten nur etwa 3,4 Fehler auftreten sollten.

Ein zentraler Bestandteil der Six Sigma Methode ist der DMAIC-Zyklus, der einen strukturierten Ansatz zur Problemlösung und Prozessverbesserung bietet. DMAIC steht für Define (Definieren), Measure (Messen), Analyze (Analysieren), Improve (Verbessern) und Control (Kontrollieren). Hier ist eine kurze Zusammenfassung jeder Phase:

• Define (Definieren): Festlegung klarer Projektziele, des Projektumfangs und der Erfolgskriterien, unter Berücksichtigung der Stakeholder-Bedürfnisse und des Beitrags zum Unternehmensziel.
• Measure (Messen): Messung der Prozesse und ihrer Leistung. Typische Kennzahlen sind Durchlaufzeit, Fehlerquote und Kundenzufriedenheit.
• Analyze (Analysieren): Analyse der Daten zur Identifizierung der Hauptursachen für Probleme.
• Improve (Verbessern): Entwicklung und Umsetzung der Maßnahmen basierend auf der Analyse.
• Control (Kontrollieren): Überwachung implementierter Veränderungen und Kontrolle ihrer Wirksamkeit.  

Business Process Reengineering (BPR)

Es wird eine Analyse der Ablauforganisation und der Aufbauorganisation eines Unternehmens durchgeführt, wobei der Fokus auf der Ausrichtung an Geschäftsprozessen liegt. Insbesondere wird das Potenzial der Informationstechnologie genutzt, um Geschäftsprozesse neu zu gestalten und umfassende organisatorische Veränderungen einzuführen. Das Ziel besteht darin, die Anzahl der organisatorischen Schnittstellen zu minimieren, wobei der Geschäftsprozess als zentrales Strukturierungskriterium der Organisation dient.

BPR verläuft in vier Phasen:

• Renewing (Erneuerungsprozess): Die bestehenden Prozesse werden erfasst und analysiert, gefolgt von der Neufestlegung der Kerngeschäftsprozesse. Dabei wird auch die Mitarbeiterbereitschaft für Veränderungen bewertet und entsprechende Schulungen durchgeführt.
• Revitaizing (Revitalsierung): Die Geschäftsprozesse werden anhand quantitativen und qualitativen Daten bewertet und mittels Benchmarking mit relevanten internen und externen Kennzahlen verglichen.
• Reframing (Einstellungsänderungen): Entwicklung neuer Geschäftsprozesse durch das Einbetten bestehender Prozesse in ein Modell, gefolgt von der Simulation und der Definition neuer Zuständigkeiten.
• Restructuring (Restrukturierung):Ein Umsetzungsplan wird erstellt und die veränderten Maßnahmen werden in den Arbeitsablauf integriert. Die Überprüfung der Notwendigkeit einer erneuten Business Process Reengineering wird ebenfalls durchgeführt.

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) zielt darauf ab, die Qualität von Produkten und Dienstleistungen eines Unternehmens in sämtlichen Funktionsbereichen und auf allen Ebenen durch die Einbeziehung aller Mitarbeitenden zu optimieren, wobei das Hauptziel die Steigerung der Kunden*innenzufriedenheit ist.

TQM verfolgt folgende Prinzipien:

• Neue Blickwinkel schaffen: Das Unternehmen setzt auf neue Perspektiven mit höchstem Fokus auf die Kunden*innenzufriedenheit durch qualitativ hochwertige Produkte, wobei dies von allen Mitarbeitende verstanden und umgesetzt wird.
• Aktive Beteiligung der Führungskräfte: Eine aktive Beteiligung und Führung der Unternehmensleitung ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von TQM und verhindert eine Übertragung von Unsicherheit auf die Belegschaft.
• Mitarbeiter*innenorientierung: Mitarbeiter*innenbeteiligung und Eigenverantwortung fördern Motivation und Integration kreativer Ideen in den Umstrukturierungsprozess.
• Kunden*innenorientierung: TQM definiert Kund*innenorientierung als Ausrichtung aller innerbetrieblichen Prozesse auf die Bedürfnisse und Anregungen der Kunden*innen, um langfristigen unternehmerischen Erfolg zu gewährleisten.
• Lean Management: TQM bevorzugt ein schlankes Management, um eine effiziente Kommunikation zwischen der Unternehmensführung und den Mitarbeiter*innen zu ermöglichen
• Ständiges Qualitätscontrolling: Es gewährleistet die Effektivität des umfassenden Qualitätsmanagements, indem kontinuierlich überprüft wird, ob der Ist-Zustand den Sollvorgaben entspricht.

Lean Management

Lean Management ist eine Unternehmensphilosophie, die darauf abzielt, die Wertschöpfungskette effektiv und effizient zu gestalten. Durch Kund*innenorientierung und die Reduzierung von Verschwendung werden Kosten gesenkt. Jede Aktivität muss einen klaren Wert für den Kund*innen haben, andernfalls wird sie aus der Kette entfernt. Durch Lean Management können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit in globalen und kostensensiblen Märkten verbessern.

Einige Methode im Lean Management sind: 3 Mu, 5S-Methode, PDCA-Zyklus, Wertstromanalyse/Value Stream Mapping

Agile Methode

Agil sein ist mehr als nur eine Verbesserungsmethode - es ist eine umfassende Managementphilosophie, die sich auf die Kund*innenwünsche konzentriert. Durch eine flexible, dynamische Organisation und kurze interne Entscheidungswege sollen Kund*innenbedürfnisse schnell und mit hoher Qualität erfüllt werden.

Unternehmen, die auf den agilen Ansatz setzen, zeichnen sich durch klare Merkmale aus:

• Kund*innenzentrierung: Alle Aktivitäten sind auf den Kund*innen ausgerichtet, um Mehrwert zu schaffen. Unnötige Tätigkeiten werden eliminiert.
• Flache Organisation: Weniger Hierarchieebenen ermöglichen schnellere Entscheidungen und Kommunikation.
• Selbstorganisation: Teams übernehmen die Verantwortung für ihre Arbeit und passen sich flexibel an Veränderungen an.
• Flexible Strukturen: Teams werden je nach Bedarf neu zusammengestellt, um unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen.
• Kurze Kund*innenwege: Die Interaktion mit Kund*innen erfolgt schnell und direkt, sowohl bei Vertragsabschlüssen als auch Feedback.
• Offene Kommunikation: Direkte und transparente Kommunikation innerhalb des Unternehmens, mit frühzeitiger Einbeziehung der Mitarbeiter*innen in Entscheidungsprozesse.

Werkzeuge der Prozessoptimierung

Zur Prozessoptimierung werden verschiedene Werkzeuge eingesetzt, um Prozesse zu analysieren und zu verbessern. Im Folgenden werden zentrale Werkzeuge vorgestellt.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist ein leicht zu handhabendes Werkzeug für Selbst- und Zeitmanagement, das dabei hilft, Termine und Aufgaben effizient und effektiv zu priorisieren. Das Prinzip ist äußerst einfach und erfordert kaum Zeitaufwand zur Einarbeitung. Es basiert darauf, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten und sie anschließend in einer Matrix mit vier Quadranten entsprechend ihrer Priorität zu kategorisieren.

Das Tool eignet sich gut im Rahmen der Prozessoptimierung zur Identifizierung von Verbesserungsschwerpunkten (Phase 1).

SIPOC

SIPOC steht für Supplier, Input, Process, Output und Customer. Durch die SIPOC-Analyse lassen sich Prozesse leicht und umfassend von Anfang bis Ende beschreiben, was einen schnellen Überblick ermöglicht.

• Supplier: Wer liefert die benötigten Materialien oder Dienstleistungen für diese Aktivität oder diesen Prozessschritt?
• Input: Welche Ressourcen oder Eingaben werden für die Durchführung dieser Aktivität benötigt?
• Process: Welche Aktivität wird durchgeführt?
• Output: Welches Ergebnis ergibt sich aus der Aktivität?
• Customer: Wer ist der Empfänger des Ergebnisses der Aktivität?

Das Tool eignet sich gut für die Ergänzung der Ausgangslage und Ziele während der Phase 2 der Prozessoptimierung.

Ursache-Wirkungs-Diagramm

Das Ursache-Wirkungs-Diagramm ist auch als Fischgrätendiagramm, Ishikawa-Diagramm, Fehlerbaum-Diagramm bekannt. Es visualisiert den Prozess der Problemlösung, indem es analytisch nach den Ursachen eines Problems sucht und Hauptursachen systematisch bis zur Wurzel des Problems zerlegt. Das Ursache-Wirkungs-Diagramm dient als wertvolles Instrument während der Ist-Analyse, um Problemursachen systematisch und umfassend zu ermitteln sowie Prozesse zu analysieren.

Das Tool eignet sich für die Analyse der bestehenden Prozesse in Phase 2 der Prozessoptimierung.

Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse ist ein Verfahren zur Analyse und Bewertung, das bei komplexen Entscheidungssituationen angewendet wird, sei es für persönliche oder wirtschaftliche Entscheidungen. Die Analyse ermöglicht eine Entscheidung zwischen verschiedenen Handlungsoptionen anhand ausgewählter Kriterien wie Qualität, Preis, Umweltauswirkungen, Akzeptanz und Anzahl von Referenzprojekte. Die Verwendung gewichteter Bewertungskriterien ermöglicht einen ganzheitlichen Vergleich unterschiedlicher Handlungsoptionen, um das sinnvollste und bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Das Tool eignet sich für die Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungen in Phase 2 der Prozessoptimierung.

Burndown Chart

Ein Burndown Chart veranschaulicht die noch ausstehende Arbeit während einer Iteration. Im Gegensatz zur Velocity, welches die erledigte Arbeit darstellt, zeigt das Burndown Chart die verbleibende Arbeit. Das Diagramm besteht aus einer vertikalen Achse, die das Arbeitsvolumen darstellt, und einer horizontalen Achse, die die Zeit darstellt. Zu Beginn werden auf der horizontalen Achse die Messzeiträume (z. B. Tage oder Sprints) und auf der vertikalen Achse die geplante Gesamtarbeit eingetragen. Anschließend wird eine Ideallinie vom maximalen Wert bis zum Nullpunkt über die Dauer des Projekts gezeichnet. Nach jedem Messzeitpunkt wird die tatsächliche verbleibende Arbeit im Diagramm aktualisiert. Ein Vergleich mit der Ideallinie zeigt, ob das Projekt im Zeitplan liegt.

Das Tool eignet sich für die Kontrolle der Verbesserungen in Phase 2 der Prozessoptimierung.

Reifegradmodell

Reifegradmodelle beschreiben Prozesse und bieten einen Rahmen für die Bewertung und Verbesserung von Prozessen in der Produktentwicklung, wie das Capability Maturity Model Integration (CMMI) und das Software Process Improvement and Capability Determination (SPICE). Ihr Ziel ist es, die Qualität der Prozesse zu bewerten, um eine konsistente und effiziente Arbeitsweise zu fördern und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Das Tool eignet sich im Rahmen der Prozessoptimierung für die Überprüfung der Verbesserungsmaßnahmen (Phase 3).

Künstliche Intelligenz

Unternehmen setzen verstärkt auf künstliche Intelligenz (KI), um die Automatisierung auf ein neues Niveau zu heben. Die Kombination von Robotic Process Automation (RPA) und KI ermöglicht eine intelligente Optimierung von Prozessen, was Unternehmen befähigt, auch anspruchsvollere Aufgaben zu bewältigen, für die bisher menschliche Intelligenz erforderlich war.

Schlüsseltechnologien wie maschinelles Lernen (ML) ermöglichen es Systemen, aus Daten zu lernen und Entscheidungen zu treffen, was die Effizienz von Geschäftsprozessen stark verbessert. Natural Language Processing (NLP) verbessert die Fähigkeit von Systemen, menschliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren, besonders im Kund*innenservice. KI-gestützte Datenanalyse spielt eine zentrale Rolle bei der Prozessautomatisierung, indem sie große Datenmengen analysiert und Muster erkennt, die für die Prozessoptimierung entscheidend sind. Die Kombination von KI und dem Internet der Dinge (IoT) eröffnet neue Möglichkeiten für die Automatisierung durch die Erfassung und Analyse von Echtzeitdaten, was die Effizienz und Reaktionsfähigkeit von Prozessen weiter steigert. Zusammenfassend tragen diese KI-Technologien nicht nur zur Automatisierung von Aufgaben bei, sondern verbessern auch maßgeblich die Intelligenz und Effizienz von Geschäftsprozessen.

Kennzahlen der Prozessoptimierung

Kennzahlen bieten Vergleichswerte sowohl innerhalb eines Betriebs (betriebsindividuelle Kennzahlen) als auch zwischen verschiedenen Betrieben (Branchenkennzahlen) und umfassen quantitative Informationen. Sie werden zur Entscheidungsunterstützung und zur Steuerung und Kontrolle von Maßnahmen eingesetzt.

Bei der Prozessoptimierung werden verschiedene Kennzahlen verwendet, um die Leistung von Geschäftsprozessen zu messen und zu bewerten. Zu den gehören z.B.:

• Durchlaufzeit: Zeitdauer, die zwischen dem Beginn des ersten und dem Ende des letzten Arbeitsvorgangs bei der Produktion eines Gutes vergeht.
• Fehlerquote: Prozentsatz der Fehler, die bei einer bestimmten Aktivität auftreten.
• Produktivität: Die Produktivität gibt an, wie viele Einheiten eines bestimmten Outputs innerhalb eines festgelegten Zeitraums erzielt wurden.
• Kapazität: Die Kapazität beschreibt die potenzielle Produktionsleistung eines Arbeitsprozesses. 29
• Auslastung: Die Auslastung quantifiziert die tatsächliche Produktionsleistung eines Arbeitsablaufs im Vergleich zur Kapazität.

Anwendung der Prozessoptimierung in Produktion und Logistik

In zahlreichen Unternehmen liegt der Fokus der Produktionsprozessoptimierung häufig auf der Verbesserung einzelner Transformationsprozesse: Neue Produktionsverfahren, modernisierte Anlagen und eine zunehmende Automatisierung sind wesentliche Veränderungen, die in vielen Produktionsstätten beobachtet werden können. Diese Ansätze zielen in der Regel darauf ab, die direkten Bearbeitungskosten zu senken, was sich anschließend in Kosteneinsparungen bei der Kalkulation widerspiegelt.

In der Logistik zielt die Optimierung darauf ab, Transportwege zu verkürzen, Lagerbestände zu reduzieren und die Lieferkette effizienter zu gestalten.

Beispiele der Prozessoptimierung

Six Sigma Methode: Optimierung des Spritzgussprozesses in der Kunststoffflaschenherstellung

Define (Definieren):

• Ausgangslage: Ein Unternehmen, das Kunststoffflaschen herstellt, hat festgestellt, dass die Ausschussrate im Spritzgussprozess zu hoch ist, was zu erheblichen Kosten und Qualitätsproblemen führt.
• Projektziel: Reduzierung der Ausschussrate um mindestens 50%.
• Projektteam bilden und Projektumfang definieren.
• Messgrößen festlegen, z. B. aktuelle Ausschussrate, Produktionsvolumen, Kosten für Nacharbeit.

Measure (Messen):

• Aktuelle Daten sammeln und analysieren, um die Leistung des Prozesses zu bewerten.
• Die wichtigsten Prozessparameter identifizieren, die sich auf die Ausschussrate auswirken könnten, z. B. Temperatur, Druck, Materialqualität.

Analyze (Analysieren):

• Ursachen für die Variabilität im Prozess identifizieren und priorisieren.
• Tools wie Ishikawa-Diagramme und statistische Analysen wie Regressionsanalyse verwenden, um die Hauptursachen für Qualitätsprobleme zu ermitteln.
• Weitere Daten sammeln, um Hypothesen zu überprüfen und potenzielle Lösungen zu entwickeln.

Improve (Verbessern):

• Basierend auf den analysierten Daten und Erkenntnissen werden Verbesserungsmaßnahmen entwickelt und implementiert.
• Tools wie 5S-Methode, Fehlerbaumanalyse werden verwendet, um den Prozess zu stabilisieren und die Qualität zu verbessern.
• Kontrollierte Versuche durchführen, um die Wirksamkeit der Verbesserungen zu validieren.

Control (Kontrollieren):

• Ein Kontrollplan wird entwickelt, um sicherzustellen, dass die verbesserten Prozesse beibehalten und überwacht werden.
• Regelmäßige Überprüfungen und Audits werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Prozess stabil bleibt und die Qualitätsziele erreicht werden.
• Mitarbeiter*innen schulen und einbeziehen, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse eingehalten und kontinuierlich verbessert werden.

PDCA-Methode: Automatisierung der Bestandsverwaltung mit KI

Ausgangssituation: Manuelle, zeitintensive und fehleranfällige Bestandsverwaltung in einem Logistikunternehmen.

Ziel: Implementierung einer automatisierten Bestandsverwaltungslösung unter Verwendung von KI, um Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.

Plan (Analysieren):

• Identifizierung der Schwachstellen im bestehenden Prozess.
• Einsatz der SIPOC-Analyse zur Visualisierung des Prozesses.
• Einsatz des Ursache-Wirkungs-Diagramms zur Ermittlung der Hauptursachen für Probleme wie Überbestände und Engpässe.
• Priorisierung der Handlungsfelder bspw. mithilfe der Eisenhower-Matrix

Do (Umsetzen):

• Entwicklung einer KI-gestützten Bestandsverwaltungssoftware, um den Bestand in Echtzeit zu überwachen und Prognosen für zukünftige Bestellungen zu erstellen.
• Integration von Tools wie Nutzwertanalyse für die Auswahl der besten Softwarelösung.

Check (Überprüfen):

• Durchführung von Tests und Vergleich der neuen Lösung mit dem alten Prozess.
• Verwendung von Burndown Charts zur Verfolgung des Fortschritts.
• Verwendung von Reifegradmodell, um den aktuellen Stand der Prozessoptimierung zu bewerten und festzustellen, ob weitere Verbesserungen erforderlich sind.

Act (Verbessern):

• Anpassung der Software basierend auf den Testergebnissen.
• Verfeinerung des Prozesses durch kontinuierliches Feedback und Iteration.

Zeitpunkt der Prozessoptimierung

Die Frequenz der Prozessoptimierung variiert und sollte kontinuierlich erfolgen, da Geschäftsprozesse ständigen Veränderungen unterliegen. Neue Technologien, veränderte Kund*innenerwartungen und interne Anpassungen können bestehende Prozesse beeinflussen. Daher ist es wichtig, Prozesse regelmäßig zu überprüfen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Externe Faktoren wie das Wettbewerbsumfeld und regulatorische Anforderungen können ebenfalls den Optimierungsbedarf beeinflussen. Es gibt keine festgelegte Zeitperiode für die Optimierung, aber ein agiler Ansatz mit regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass Prozesse effektiv bleiben und sich an Veränderungen anpassen.

Vorteile der Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Steigerung der Effizienz und Qualität
• Reduzierung von Ressourcen und Kosten
• Agilität und Anpassungsfähigkeit
• Sicherstellung der Kund*innen- sowie Mitarbeiter*innenzufriedenheit
• Höhere Compliance
• Verringerung des Risikos
• Erhöhung des Wettbewerbsvorteils
• Konsistenz und Transparenz

Widerstände und Probleme bei Prozessoptimierung

Bei der Prozessoptimierung können verschiedene Probleme und Widerstände auftreten, darunter:

• Silo-Denken: Es bezeichnet die Zurückhaltung oder Unwilligkeit, Informationen und Wissen zwischen Mitarbeiter*innen oder verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens auszutauschen.
• Akzeptanz und Mitstimmung: Mitarbeiter*innen könnten sich gegen Veränderungen in ihren Arbeitsabläufen und -gewohnheiten sträuben, insbesondere wenn diese Veränderungen ihre gewohnte Arbeitsweise beeinträchtigen.
• Mangelnde Ressourcen: Begrenzte finanzielle oder personelle Ressourcen können die Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen erschweren oder verlangsamen.
• Mangelnde Schulung und Ausbildung der Mitarbeitenden: Dies führt dazu, dass sie die neuen Prozesse nicht vollständig verstehen oder umsetzen können, was wiederum zu Fehlern und Ineffizienzen führen kann.
• Mangelnde Unterstützung von Führungskräften: Wenn Führungskräfte nicht aktiv hinter den Optimierungsmaßnahmen stehen oder nicht genügend Ressourcen und Unterstützung bereitstellen, kann dies den Optimierungsprozess erschweren.

Umsetzung der Prozessoptimierung in Unternehmen

Bei der Umsetzung von Prozessoptimierung ist es wichtig, dass sie systematisch und zielgerichtet erfolgt. Ein professioneller Dienstleister kann dabei helfen, da er über das notwendige Fachwissen, die Erfahrung und die Ressourcen verfügt, um den Prozess effektiv zu analysieren, zu planen und umzusetzen. Ein solcher Dienstleister kann auch bei der Auswahl und Implementierung von Tools und Methoden unterstützen, um die Prozessoptimierung erfolgreich durchzuführen.

Das IPH bietet in diesem Zusammenhang eine umfassende Prozessoptimierung-Beratung, Unterstützung und Expertise für Unternehmen, die ihre Produktionsprozesse optimieren möchten, und trägt so zur Steigerung der Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit bei.