Change Management: Veränderungsprozesse optimal gestalten

1. Definition von Change Management
2. Grundlagen des Change Managements
3. Gründe für Change Management
4. Ziele von Change Management
5. Ablauf des Change Managements
6. Modelle des Change Managements
7. Ansätze im Change Management
8. Methoden und Tools des Change Managements
9. Vorteile des Change Managements
10. Probleme und Grenzen des Change Managements
11. Zukunft des Change Managements
12. Umsetzung und Erfolgsfaktoren des Change Management

Definition von Change Management

Change Management wird im Deutschen auch als Veränderungs-, Transformations- oder Wandlungsmanagement bezeichnet. Die Ursprünge des Change Management reichen bis in die 1930er Jahre zurück, als in den USA Untersuchungen zur Leistungssteigerung von Mitarbeitenden, bekannt als die "Hawthorne-Experimente", durchgeführt wurden.

Change Management wird in der Literatur unterschiedlich definiert:

• Gabler definiert Change Management als die laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen. Wandel ist in Unternehmen heute keine Ausnahme mehr, sondern eine häufig vorkommende Regel. Alle globalen Veränderungsprozesse, ob durch revolutionäre Umbrüche oder geplante evolutionäre Entwicklungen, gehören zum Aufgabenbereich des Change Managements.
• John P. Kotter, emeritierter Professor für Leadership an der Harvard Business School, beschreibt Change Management als den Prozess der Planung, Umsetzung und Überwachung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es sicherzustellen, dass diese Veränderungen erfolgreich verlaufen und die organisatorischen Ziele erreicht werden. Dieser Prozess kann sowohl kleinere als auch größere Änderungen in verschiedenen Bereichen der Organisation wie Strategie, Struktur, Prozesse, Technologie und Kultur betreffen.
• Prof. Dr. Thomas Lauer, der Unternehmensführung an der Technischen Hochschule Aschaffenburg lehrt, betont, dass es beim Change Management darum geht, den Weg vom Ausgangspunkt zum Ziel optimal zu gestalten. Change Management umfasst in diesem Sinne nicht die inhaltliche Definition des Ziels selbst und auch nicht die Entwicklung von Methoden, um solche Ziele abzuleiten. Der Fokus liegt auf der Gestaltung des Weges zum Ziel und nicht auf der Anwendung von Methoden der strategischen Zielplanung. Change Management richtet sich vor allem nach innen, auf die Mitglieder der Organisation, und zielt darauf ab, die im strategischen Management erarbeiteten optimalen Anpassungen erfolgreich umzusetzen.

Grundlagen des Change Managements

Heutzutage ist Change Management besonders wichtig, da der stetige Wandel in der Wirtschaft und Technologie Unternehmen zwingt, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Die Organisationsentwicklung liegt im Kern des Change Managements. Sie umfasst das ganzheitliche Zusammenspiel von Organisation, Strategie, Kultur, Mitarbeitendenverhalten und technischer Infrastruktur.

Arten von Veränderungen

Die Arbeitswelt in Organisationen ist einem ständigen Wandel unterworfen, da Organisationen sich kontinuierlich anpassen müssen. Dieser Wandel wird oft durch verschiedene Faktoren ausgelöst, wie veränderte Rahmenbedingungen, Globalisierung, gesetzliche Änderungen, wirtschaftliche oder gesellschaftliche Krisen sowie technologische Innovationen wie die Digitalisierung.

Trotz der Vielfalt der Veränderungsprozesse gibt es grundlegende Gemeinsamkeiten. Veränderungen können immer mindestens einer der folgenden Ebenen zugeordnet werden:

Ansatzpunkte des Change Managements

Change Management bzw. Change Prozess konzentriert sich auf die Steuerung von Wandel unter Berücksichtigung des Faktors Mensch und setzt dabei primär an drei Punkten an:

• Individuen: Sie sind die kleinsten sozialen Elemente der Organisation. Wandel erfordert ihre aktive Mitarbeit. Change Management umfasst daher die Anpassung von Fähigkeiten an neue Herausforderungen und die Förderung einer positiven Einstellung gegenüber den Zielen des Wandels und der Mitarbeit daran.
• Unternehmensstrukturen: Dazu gehören die formale Aufbau- und Ablauforganisation sowie Strategien und Ressourcen. Während der Wandel formaler Strukturen auf dem Papier einfach erscheint, stellen informelle Strukturen, die langfristig und evolutionär entstehen, häufig ein Hindernis dar.
• Unternehmenskultur: Diese dauerhaften, eher informellen Strukturen bestimmen Einstellungen, Werthaltungen und informelle Regeln des Umgangs. Ein Wandel, der nur auf individueller und struktureller Ebene erfolgt, aber die Unternehmenskultur nicht einbezieht, ist oft problematisch und kann scheitern.

Abgrenzung von Transformation

Im Allgemeinen bezieht sich der Begriff Transformation auf eine Veränderung der Form oder des Aussehens – sei es eine Raupe, die sich in einen Schmetterling verwandelt, oder ein Land, das einen politischen Wandel durchläuft. Transformation wird oft als positiver Prozess angesehen, der für Wachstum und Fortschritt steht, aber auch negativ, wenn er zum Verlust von etwas Wertvollem führt. Beim Change Management geht es um schrittweise Verbesserungen im Laufe der Zeit, während Transformation große Veränderungen mit einem erheblichen Einfluss auf das Unternehmen umfasst. Veränderungsmanagement ist in der Regel weniger riskant und kostengünstiger als Transformation, aber möglicherweise nicht ausreichend für dauerhafte Veränderungen. Transformation kann teuer und riskant sein, bietet jedoch das Potenzial für bedeutendere Ergebnisse.

Change Management und Projektmanagement

Das Ziel des Projektmanagements besteht darin, Projekte erfolgreich abzuschließen. Es umfasst die Führungsaufgaben, Organisationsstrukturen, Techniken und Werkzeuge für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.

Change Management Prozesse und Projektmanagement sind eng miteinander verbundene Bereiche, da Veränderungen in der Regel in Form von Projekten organisiert werden und Projekte als wesentliche Organisationsform für wandlungsfähige Unternehmen dienen.

Gründe für Change Management

Change Management wird aus verschiedenen Gründen benötigt:

• Neue Geschäftsstrategie: Die Geschäftsleitung entwickelt eine neue Strategie, um den Marktbedürfnissen gerecht zu werden, Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten und langfristigen Erfolg zu sichern.
• Produktentwicklung und Markteinführung von Innovationen: Ein Unternehmen entwickelt neue Produkte oder Dienstleistungen, die es als Innovation erfolgreich einführen und vermarkten möchte. Führungskräfte und Mitarbeitende müssen diese Produkte verstehen und anderen vermitteln.
• Neue Technologie: Unternehmen integrieren neue Technologien, die von Mitarbeitenden erlernt und beherrscht werden müssen, entweder in den Produkten oder im Betrieb selbst.
• Veränderung im Arbeitsverhalten und in der Einstellung: Neue Kollegen und Kolleginnen, Wertewandel und veränderte Einstellungen zu Arbeit stellen ständig neue Anforderungen an die Beschäftigten, besonders an Führungskräfte.
• Neuausrichtung von Organisation und Prozessen: Unternehmensorganisation und -prozesse werden umstrukturiert, wobei Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Verfahren neu definiert werden.

Ziele von Change Management

Die Hauptziele des Change Managements umfassen:

• Die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen in Unternehmen.
• Die Bewältigung von Herausforderungen, die während des Veränderungsprozesses auftreten.
• Die gezielte und strukturierte Kommunikation während des Change Prozesses.
• Die Förderung von Innovation und kontinuierlichem Lernen.

Ablauf des Change Managements

Die zentralen Phasen im Change-Prozess sind folgende:

1. Analyse: In der Analyse wird der Ist-Zustand erfasst und der Soll-Zustand festgelegt. Dafür wird eine Diagnose von Defiziten und Aufgabenfeldern durchgeführt und übersichtlich dargestellt. Eine zentrale Rolle spielt dabei auch die Kommunikation des Veränderungsbedarfs durch die Geschäftsleitung.
2. Planung: In der Planung erfolgt die Formulierung von Zielen sowie die Entwicklung von Change Management-Plänen und Prozessen. Dazu gehört die Festlegung des Zeitrahmens und des Budgets sowie die präferierte Kommunikation und durchzuführende Schulungen. In dieser Phase können erste Widerstände auftreten.
3. Coaching: In der Phase des Coachings werden die Projektleiter*innen geschult und qualifiziert. Zudem wird eine Kommunikationsagenda erarbeitet.
4. Umsetzung: In der Umsetzungsphase erfolgt die Begleitung und Unterstützung der Veränderungsprozesse durch die Verantwortlichen, gegebenenfalls werden Nachschulungen vorgenommen.
5. Kontrolle: In der abschließenden Phase erfolgt die Überprüfung des Fortschritts und der Zielerreichung mittels Interviews, Umfragen und Bewertungskatalogen. Bei Bedarf muss der Prozess optimiert werden.

Modelle des Change Managements

Es gibt verschiedene Modelle, die den Veränderungsprozess strukturieren und leiten.

3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das Modell von Kurt Lewin ist einer der bekanntesten Ansätze der Beschreibung von Change Prozessen.

Stufe 1 – Auftauen (Unfreeze)

Diese Phase fördert die Bereitschaft zur Veränderung und betont die Notwendigkeit, neue Arbeitsweisen anzunehmen. Effektive Kommunikation ist entscheidend, um Unterstützung und Beteiligung am Veränderungsprozess zu gewährleisten.

Stufe 2 – Veränderung (Change)

Diese Phase, oft als Umsetzungsphase bezeichnet, umfasst die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen und den eigentlichen Wandel. Sie erfordert sorgfältige Planung, effektive Kommunikation und die Förderung der individuellen Beteiligung. Aufgrund von Unsicherheiten und Ängsten vor den Folgen des Wandels gilt sie als herausfordernd.

Stufe 3 – Gefrieren (Refreeze)

In dieser Phase stabilisieren sich die Menschen nach dem Übergang in einem Gleichgewichtszustand. Das Refreezing markiert die endgültige Akzeptanz neuer Arbeitsweisen und die Integration in den Alltag. Belohnungen, Anerkennung und positive Verstärkung unterstützen die Festigung der Veränderungen, ebenso wie unterstützende Maßnahmen oder Strukturen.

8-Stufen Change Management Modell nach Kotter

Change Management nach Kotter unterteilt sich in folgende Phasen:

Stufe 1 – „Das Gefühl der Dringlichkeiten wecken“

Menschen sind der Schlüssel zum Erfolg im Veränderungsprozess. Es ist wichtig, sie von der Notwendigkeit des Wandels zu überzeugen, ihre aktive Beteiligung zu fördern und ihr Bewusstsein für Chancen und Risiken zu schärfen. Selbstzufriedenheit in erfolgreichen Unternehmen kann den Wandel behindern, daher ist es wichtig, die Dringlichkeit des Wandels von Anfang an zu kommunizieren.

Stufe 2 – „Ein Führungsteam zusammenstellen“

Nachdem die Mitarbeitenden die Notwendigkeit des Wandels verstanden haben, ist es entscheidend, ein engagiertes und kompetentes Führungsteam zusammenzustellen, das laut Kotter aus verschiedenen Unternehmensbereichen stammen sollte und sich gegenseitig unterstützt.

Stufe 3 – „Zielvorstellungen und Strategie entwickeln“

In der dritten Stufe ist das Erarbeiten einer gemeinsamen Vision durch das Top-Management und seine Führungskräfte zentral. Von dieser Vision werden klare strategische Ziele und der zukünftige Weg abgeleitet, die klare, motivierende und flexible Rahmenbedingungen schaffen sollen.

Stufe 4 – „Kommunikation“

Es ist entscheidend, die entwickelte Vision und Ziele der Organisation klar und verständlich an die Belegschaft zu kommunizieren, um möglichst viele Mitarbeitende für den Veränderungsbedarf und die Umsetzung zu aktivieren.

Stufe 5 – „Handlungsfreiräume gewähren“

Sobald die Mitarbeitenden bereit sind, den Wandel aktiv zu unterstützen, müssen ihnen Freiräume zur kreativen Entfaltung und Lösungsfindung eingeräumt werden. Prozesse und Strukturen sollten so angepasst werden, dass die Umsetzung der definierten und kommunizierten Vision und Ziele ermöglicht wird.

Stufe 6 – „Kurzfristige Erfolge“

In langwierigen Veränderungsprozessen haben schnelle Erfolgserlebnisse eine motivierende Wirkung. Skeptiker*innen können durch schnelle Erfolge überzeugt und allmählich für den Wandel und dessen Dringlichkeit gewonnen werden.

Stufe 7 – „Nur nicht nachlassen“

Kurzfristige Erfolge dürfen nicht vom langfristigen Ziel ablenken. Kontinuierliche Arbeit, basierend auf Vision und strategischen Zielen, ist notwendig. Kleine, schnelle Erfolge treiben den Gesamtprozess voran.

Stufe 8 – „Veränderungen fest verankern“

Erfolgreiches Change Management erfordert die feste Integration der Veränderungen in die Unternehmensstruktur, -systeme und -kultur, um sicherzustellen, dass neue Abläufe und Denkweisen dauerhaft übernommen werden. Andernfalls drohen die Veränderungen verloren zu gehen.

5-Phasen Modell nach Krüger

Auch 5-Phasen Modell nach Krüger bietet eine fundierte Begründung von Veränderungsmanagement.

In der Initialisierungsphase wird der Wandlungsbedarf durch eine Veränderungsdiagnose ermittelt (z.B. neue politische Vorgaben, rechtliche Änderungen, Veränderungen der Zielgruppen, eigeninitiierte Veränderungen). In der Konzipierungsphase wird die Richtung des Wandels festgelegt. In der Mobilisierungsphase werden Wandlungsbereitschaft und -fähigkeiten gefördert. Während der Umsetzungsphase werden prioritäre Vorhaben umgesetzt, Risiken abgefangen, der Wissenstransfer und die Verfügbarkeit von Ressourcen sichergestellt sowie schnelle Erfolge gefördert und Folgeprojekte durchgeführt. Die Hauptaufgaben der abschließenden Verstetigungsphase bestehen darin, die Wandlungsbereitschaft und die erworbenen Wandlungsfähigkeiten aufrechtzuerhalten.

7-Stufen Modell nach Streich

Die Veränderungskurve beschreibt die emotionalen Phasen, die Menschen während Veränderungsprozessen durchlaufen: Nach einem anfänglichen Schock (1) wehren sich die Betroffenen und verweigern die Anerkennung der Notwendigkeit zur Veränderung (2). Allmählich beginnt eine rationale Akzeptanz (3), gefolgt von emotionaler Akzeptanz (4), die oft Trauer auslöst – das bekannte „Tal der Tränen". Erst danach öffnen sie sich für das Neue und beginnen, sich mit den Veränderungen auseinanderzusetzen. Neues Verhalten wird ausprobiert (5). Erfolgserlebnisse (6) führen schließlich zur Verankerung neuer Verhaltensmuster (7).

Ansätze im Change Management

1. Autoritärer Führungsstil (Bombenwurf-Strategie)
   Befehl und Gehorsam: Vorgesetzte geben klare Anweisungen und bestimmen den Weg.
2. Expertenlösung
   Externe Unterstützung: Externe Fachkräfte werden hinzugezogen, um den Weg von A nach B zu bewältigen.
3. Scheinpartizipation
   Vorgetäuschte Beteiligung: Mitarbeitende werden scheinbar in den Veränderungsprozess eingebunden, jedoch lediglich informiert, ohne tatsächliche Mitsprache.
4. Social Marketing
   Kommunikation und Überzeugung: Das Veränderungsvorhaben wird positiv der Belegschaft präsentiert und verkauft.
5. Projektorganisation
   Mitarbeitendenbeteiligung durch Projekte: Mitarbeitende werden über Projekte aktiv in die Umsetzung des Veränderungsvorhabens eingebunden.
6. Test-Cell-Konzept
   Prototyping: Ein kleiner Bereich oder eine Abteilung beginnt mit der Veränderung, um Erfahrungen zu sammeln und diese vor einem umfassenden Rollout zu nutzen.
7. Organisationsentwicklung
   Aktive Beteiligung: Führungskräfte und Mitarbeitende sind aktiv an den Veränderungsvorhaben beteiligt.
8. Kooperativer Führungsstil (Bottom-Up-Strategie)
   Totale Partizipation: Der Veränderungsimpuls kommt von den Mitarbeitenden und alle arbeiten gemeinsam an der Veränderung.

Methoden und Tools des Change Managements

Es gibt zahlreiche Methoden und Tools, die im Change Management zur Gestaltung des Veränderungsprozesses eingesetzt werden:

• Stakeholder-Analyse: Identifiziert und bewertet wichtige Interessensgruppen, um gezielte Einbindungsstrategien zu entwickeln.
• Risikoanalyse: Erkennt und bewertet potenzielle Risiken, um Maßnahmen zur Minimierung zu entwickeln und den Wandel sicherer zu gestalten.
• Culture Mapping: Analysiert und visualisiert die bestehende Unternehmenskultur, um kulturelle Barrieren und Treiber zu verstehen.
• Balanced Scorecard: Überwachung und Verbesserung der Unternehmensstrategie, das finanzielle und nicht-finanzielle Leistungskennzahlen in vier Perspektiven integriert.
• Mitarbeitenden-Befragung und Survey Feedback: Geben wertvolles Feedback aus der Belegschaft und ermöglichen es, deren Meinungen, Bedenken und Ideen systematisch zu erfassen.
• Benchmarking: Vergleicht die Leistung eines Unternehmens mit der von Wettbewerbern, um Best Practices zu identifizieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen.
• SWOT-Analyse: Identifiziert die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens oder einer Organisation, um strategische Entscheidungen zu unterstützen.
• Prozesslandkarte: Visualisiert die Prozesse eines Unternehmens oder einer Organisation, um Transparenz zu schaffen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Kraftfeldanalyse: Erkennt diejenigen Faktoren, die den Erfolg eines Veränderungsvorhabens beeinflussen könnten.

Vorteile des Change Managements

Change Management bietet mehrere Vorteile, darunter:

• Erhöhte intrinsische Projektbeteiligung und Commitment der Beteiligten.
• Verbessertes Verständnis der Betroffenen für den Gesamtzusammenhang der Veränderung.
• Erhöhter Einblick der Betroffenen in die Projektinhalte und -ziele.
• Effektivere Wahrnehmung und Lösung von Projektaufgaben durch die Betroffenen.
• Sensibilisierung und Motivation externer Partner*innen und Lieferanten*innen zur zeitnahen, hochwertigen und wirtschaftlichen Leistungserbringung.
• Sicherstellung des Projektbetriebs durch geeignete Infrastrukturen und Systeme.
• Problemloser Einsatz der neuen Lösung durch Endanwender.
• Kenntnis der Zusammenhänge durch das administrative Personal aus IT und Fachbereichen.
• Ausreichende Ausbildung und Befähigung des Personals für den operativen Betrieb des künftigen (IT-)Systems, sowie leichtere Verfügbarkeit und höhere Motivation.

Probleme und Grenzen des Change Managements

Die fünf Hauptgründe für die Probleme von Change Management:

• Change Management bleibt oft theoretisch: Ziele zur Vorbereitung der Mitarbeitenden auf Veränderungen werden zwar oft festgelegt, aber selten konsequent umgesetzt.
• Unkenntnis der Methoden: Viele Menschen sind nicht ausreichend vertraut mit den methodischen Ansätzen des Change Managements, da diese oft nur am Rand behandelt werden.
• Mangel an Budget: Oft sind für Change Management keine ausreichenden finanziellen Mittel vorgesehen, was zu Einschränkungen bei der Umsetzung führt.
• Fehlen von „Enablern" in der Organisation: Aufgrund einer unzureichenden Anerkennung des strategischen Werts von Change Management fehlt es an Unterstützung und einer internen Kultur für dieses Thema.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Die Zuständigkeiten für Change Management sind oft nicht klar definiert, was zu einer uneinheitlichen Umsetzung und mangelnder Kommunikation führt.

Zukunft des Change Managements

• Technologie und digitale Werkzeuge werden verstärkt in das Change Management integriert, um die Bewältigung von Veränderungen effizienter zu gestalten.
• Mitarbeitendenengagement und -empowerment stehen im Fokus, um sie aktiv am Veränderungsprozess zu beteiligen und zu befähigen, diesen mitzugestalten.
• Agile und iterative Ansätze wie Scrum und Kanban gewinnen an Bedeutung, um Unternehmen flexibler auf Veränderungen reagieren zu lassen.
• Die Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle im Change Management, indem sie die notwendigen Fähigkeiten entwickeln und bereitstellen, um den Veränderungsprozess effektiv zu leiten.
• Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung werden in den Change Prozess integriert, um langfristige Auswirkungen zu berücksichtigen und einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen.

Umsetzung und Erfolgsfaktoren des Change Management

Eine erfolgreiche Umsetzung des Change Managements erfordert eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation, angemessene Ressourcenallokation und eine starke Führung. Neben diesen Erfolgsfaktoren ist es wichtig, die Bedürfnisse und Bedenken der Mitarbeitenden zu berücksichtigen und sie aktiv in das Veränderungsmanagement einzubeziehen. Ein professioneller Dienstleister unter anderem durch eine Change Management Beratung kann wertvolle Unterstützung bieten, da er über Fachwissen, Erfahrung und bewährte Methoden verfügt. Durch die Unterstützung eines professionellen Dienstleisters können Unternehmen sicherstellen, dass der Veränderungsprozess effektiv und reibungslos verläuft, was zu nachhaltigen Ergebnissen führt und die organisatorische Resilienz stärkt.